Consolidar datos consiste en combinar los valores de varios rangos de datos en uno solo. Por ejemplo, si tienes una hoja de cálculo de cifras de gastos para cada una de sus oficinas regionales, puedes utilizar una consolidación para reunir estas cifras en una hoja de cálculo de gastos para toda la organización; o si tienes las ventas de cada uno de los vendedores puedes agruparlas en una sola hoja para calcular el total de ventas de toda la compañía.
Para utilizar la herramienta de consolidación de Excel, los rangos a consolidar deben tener una estructura muy similar, o sea, los mismos rótulos de filas y columnas o estar en el mismo orden.
Cómo consolidar datos
En nuestro ejemplo suponemos que tenemos los datos de ventas de tres sucursales de una empresa en tres cuadernos distintos: ventasNorte.xls, ventasSur.xls y ventasOeste.xls. Las tablas de datos de cada cuaderno tienen la misma estructura, es decir, los mismos campos (columnas) en las mismas posiciones.
Empezamos por incluir cada tabla en un nombre. Por ejemplo, en ventasNorte.xls incluimos la tabla de datos en el nombre consNorte
También podemos crear el nombre usando el cuadro de nombres
El próximo paso es abrir un cuaderno en blanco donde consolidaremos los datos. En el nuevo cuaderno activamos la pestaña Datos y en Obtener Datos Externos usamos la opción Desde Microsoft Query
En Excel 2003 usamos
En Elegir origen de datos seleccionamos Excel Files
En el paso Select Workbook (seleccione cuaderno), seleccionamos uno de los cuaderno, por ejemplo, ventasNorte.xls
En el próximo paso seleccionamos el nombre del rango y pasamos todas las columnas a la consulta
Seguimos adelante en el proceso hasta llegar al último paso donde seleccionamos la opción Ver datos o modificar en Ms Query
Lo que veremos en la interfaz del MS Query que se abre es esto
Apretamos el botón SQL, lo que nos permite acceder a la sintaxis de la consulta.
En lugar de
SELECT rngNorte.Sucursal, rngNorte.Mes, rngNorte.Ventas, rngNorte.Clientes
FROM `D:\Ventas\ventasNorte`.rngNorte rngNorte
ponemos
SELECT * FROM `D:\Ventas\ventasNorte`.rngNorte
UNION ALL
SELECT * FROM `D:\Ventas\ventasSur`.rngSur
UNION ALL
SELECT * FROM `D:\Ventas\ventasOeste`.rngOeste
Al apretar Aceptar veremos
Apretamos Aceptar y todos los datos serán consolidados en la tabla del MS Query
En el menú del Query elegimos Archivo-Devolver los datos a Excel lo que abre el diálogo de Importar datos en Excel, donde podemos elegir la forma de ver los datos en Excel. Por lo general usaremos la opción Informe de tabla dinámica
En Excel 2003 la interfaz es algo distinta
OTRO EJEMPLO
Sirve para
Con la función Consolidación del Menú Datos puedes:
- Reunir información de hasta 255 hojas de cálculo.
- Vincular los datos consolidados a los datos fuente, de tal forma que una vez modificados estos últimos, se alteren los resultados de la consolidación.
- Consolidar por posición o por categoría.
- Consolidar hojas de cálculo utilizando funciones como Promedio, Máx, Mín, Producto, Cuenta, Desvest, etc.
- Consolidar hojas de cálculo en libros abiertos o almacenados en disco.
Los datos pueden consolidarse de varias maneras:
· Por posición: recopila información de las celdas de la misma posición situadas en las hojas que quieres consolidar.
· Por categorías: resume un conjunto de hojas de cálculo que tienen los mismos rótulos pero organiza los datos de forma diferente.
· Por creación de una tabla dinámica: es similar al método de consolidación por categorías, pero ofrece una mayor flexibilidad para reorganizar dichas categorías.
R E F L E X I O N
Consolidar datos es que se puede obtener una organizacion de datos legible e interpetrable, tambien conforma tablas reducidas con valores calculados,nos dá un resultadoestatico de losdatos exitentes.
Luis Alberto Corzo Moreno
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